¿Cómo colaborar en un documento?

¿Cómo colaborar en un documento?

equipo – para nosotros  lo es – se van desarrollando herramientas de trabajo colaborativo. La idea es mejorar la productividad, pero algunas de estas herramientas, por sus demasiadas características en vez de ayudar tienen el efecto contrario. Esto puede desmotivar a los equipos a utilizarlas. Algunos de estos equipos intentan solucionar este problema desarrollando aplicaciones que no tengan los errores de concepto de las anteriores, pero aprovechando lo mejor de las mismas. Creo que fue con esto en mente que Bret Taylor y Kevin Gibbs fundaron Quip, una herramienta muy potente que permite «crear y comunicar, todo en el mismo sitio».  El concepto no es nuevo. Tampoco lo son las funciones, pero para mi el equipo de Quip ha sabido equilibrar en una misma herramienta los elementos necesarios para un software de colaboración.

Pero, ¿qué es Quip?

Quip se define como «la suite moderna de productividad que ayuda a tu equipo a ser más productivo». Quip es un software que quiere cambiar la forma de trabajar en equipo. Es una aplicación más que puedes utilizar en tu gestión de proyectos, pero gracias a sus características – que te explico abajo – puede cambiar tus procesos y tus flujos de trabajo.

Características

Trabajo colaborativo Todos pueden editar el mismo documento desde cualquier dispositivo. Comunicación sin email Una de las grandes dificultades en el momento de trabajar sobre un documento está relacionado con la comunicación y el uso del email. Se generan demasiados emails, y versiones del documento. Esto dificulta hacer el seguimiento del documento. Para solucionarlo, Quip integra un chat. Todos los documentos tienen un hilo de chat e incluso, es posible chatear sobre partes del documento en que estás trabajando. Lista de comprobación Es posible agregar uno o varios checklists dinámicos en los documentos. Tu o el cliente podéis añadir y marcar la tarea como hecha. Hojas de cálculo Puedes agregar o editar hojas de cálculos que admiten más de 400 funciones. Online/Offline Si pierdes cobertura en tu móvil, puedes guardar igualmente y luego se sincronizaran los datos cuando recuperes la conexión. Importar documentos Tienes la posibilidad de importar documentos desde el ordenador, Evernote, Dropbox o Basecamp, entre otros.

Caso de uso

Un ejemplo de uso seria en aquél momento que necesitas planificar una propuesta para tu cliente, con hojas de cálculos y presupuesto. Gracias a la interfaz de usuario intuitiva y una optima experiencia de usuario, puedes agregar también imágenes, enlaces, bloques de código, menciones a personas en el proyecto o a otros documentos.  Puedes compartir el documento utilizando un enlace y cuando el cliente haya abierto la propuesta recibirás una notificación en tu teléfono. Tendrás la posibilidad de realizar comentarios sobre el documento, o desarrollar  conversaciones en el documento. Al finalizar la propuesta, si quieres puedes exportar a PDF, o imprimir el documento. Quip está disponible para iOS, Android y ordenador de escritorio (Windows y Mac) y en hasta 12 idiomas. Facebook, CNN o New Relic son algunas de las empresas que lo utilizan.   Fuentes ]]>

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