La cultura de la excusa

La cultura de la excusa

Wrike o Basecamp nos ayudan a tener centralizadas todas las comunicaciones con los equipos y el cliente. La gran ventaja del correo electrónico es enviar mensajes de forma asíncrona. Si en el momento de tener que transmitir la información, la persona no está disponible, se la puedes hacer llegar igualmente. Pero es una arma de doble filo y usamos el email para pasar “marrones”, para “enviar la pelota a otro tejado”. En las empresas, los temas no avanzan por un uso inadecuado del email. Las personas escribimos mensajes preguntando dudas o derivando tareas para sacarnos de encima la responsabilidad de entregar a tiempo o seguir trabajando en el asunto. Y esto acaba siendo cultura. La cultura de la excusa. Una forma de detectar esta actitud es mirando si he recibido una llamada previa. La llamada me indica que realmente se ha intentado solucionar el tema. Si no, me llega un email directamente.

Al final, hacer una llamada o no marca el grado de urgencia y no tanto el de importancia.
Cuando he buscado las buenas prácticas del uso del correo electrónico, toda la información que he encontrado se refiere al mensaje, al asunto, la firma, etc. Pero no he encontrado nada relacionado con los síntomas culturales de una organización en la que se usa de forma inadecuada el correo electrónico.

Entonces, ¿me puedo permitir eliminar el correo electrónico?

Creo que el correo electrónico es una herramienta en la que podemos centralizar todas las comunicaciones, desde las más confidenciales hasta las relacionadas con los proyectos, pero además, aquellas que tienen que ver con el equipo y el proyecto deben de estar expuestas a todos los profesionales que lo necesiten. A diferencia del correo electrónico, las aplicaciones de gestión te permiten tener las comunicaciones centralizadas por proyecto y, al mismo tiempo, dar visibilidad sobre los temas a diferentes colaboradores. Ya hemos hablado mucho en INUSUAL sobre la importancia de la comunicación. Si ha de entrar un nuevo colaborador, le creas un nuevo usuario y password y puede ponerse al día leyendo comunicaciones, documentación, listas de tareas, etc. Creo que la gestión de proyecto y las comunicaciones deberían ir contextualizadas siempre en tareas, hitos, fases de proyecto… Ello os ayudará a tener trazabilidad y a poder medir indicadores de los diversos temas que estáis tratando. Puede que no te cambie la cultura pero te ayudará a visualizar qué cultura tienes. Creo que eliminar el correo de forma drástica tendría un alto impacto en la organización por su amplia integración, pero empezar a entender las consecuencias y realizar las comunicaciones de forma adecuada puede ser un primer paso para ir hacia ello.]]>

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