Existen diversas herramientas para la planificación de proyectos y, posteriormente, realizar su seguimiento y control. De entre las más conocidas son Microsoft Project, Clarizen.com, Basecamp, Sprintly, Redbooth, etc.

En la teoría, puedes acudir a las mismas para conocer el alcance del proyecto, los retrasos que lleva y para cuándo estará realizado. En algunas de las herramientas puedes incluso marcar lineas de tiempo para comparar las diferentes re-planificaciones e ir aprendiendo del proyecto.

Pero, ¿te fías al 100% de dichas herramientas? ¿Se mantienen actualizadas en tiempo real las planificaciones? ¿Los miembros del equipo imputan horas correctamente? ¿Actualizas todas las variaciones que implican el micro management diario?

Todas estas herramientas están muy bien para tener una visión general del proyecto, pero, desde mi punto de vista, no para conocer el estado real del avance realizado en las tareas.

Es muy probable que posteriormente a la daily meeting realizada con el equipo, o en alguna reunión de planificación, te encuentres en la siguiente situación entre miembros del equipo y project manager o scrum master:

• David: no podré acabar con esta tarea para la fecha acordada. Llevo un retraso de días y no lo tendré hasta tal día ( una fecha )
• Luisa: necesito tu código para seguir avanzando con el mío. ¿Podré contar con él para tal día?
• Carlos: en la última reunión estábamos en el mismo punto y esto, ahora, conllevará retrasos…

¿Cuantas veces te has encontrado con una estimación de tiempo más larga en duración sobre una tarea, que la estimación que se realizó el día anterior sobre la misma? Lo que realmente es importante es evaluar cuánto queda, cuál es la estimación del tiempo que se necesita para acabar las tareas de proyecto que se están llevando a cabo. Si quieres conocer cuanto queda realmente de un proyecto, haz esta simple pregunta con la frecuencia que haga falta:

¿Cuánto queda realmente para finalizar esta tarea?

Para responderla, intentar visualizar todos los problemas y obstáculos que os habéis encontrado y que os podéis encontrar. Evaluar las dependencias y posteriormente, decir cúanto queda. No te sorprendas si el tiempo que queda, a fecha de hoy, es superior al tiempo que quedaba ayer. Es por ello que es importante intentar evaluar en medidas de tiempo, y dejar de lado las fechas en este proceso. La diferencia es sutil, pero importante. Las fechas marcan deadlines mientras las estimaciones en duración marcan volumenes de trabajo, mucho más fáciles de manejar a nivel de carga desde mi punto de vista. Una vez tengas claros estos puntos, actualiza la herramienta que uses habitualmente. Pero, como habrás visto, yo prefiero gestionar y tener la visibilidad en base al avance real de las tareas del equipo para tener visibilidad del proyecto y no siempre acudo a la base al diagrama de tiempo del mismo. Y esto es lo que transmito y explico a mis clientes, porque ellos son los primeros que entienden los cambios o dificultades que pueden llegar a acarrear  los proyectos.]]>