El diagrama de Gantt y las operaciones

El diagrama de Gantt y las operaciones

diagrama de Gantt. Es una de esas herramientas con la que te gustaría no vivir, pero no puedes vivir sin ella. Hoy toca hablar de sus bondades y cómo nos puede ayudar en el área de operaciones de la organización.

Las operaciones en una organización

El área de operaciones de una organización es la encargada de transformar una materia prima en un producto de valor para el cliente final, a lo largo de un proceso de cadena de valor. A grandes rasgos, el área de operaciones busca que la organización se dirija como un único sistema que agrega valor diferencial, a lo largo de todo el proceso y a partir de toda la información recopilada, en los productos o servicios que realiza. Para poder llevarlo a término, se presta especial atención a aspectos tales como la calidad, la eficiencia, la reducción de costes, la mejora continua, etc. Todos estos aspectos están involucrados en procesos de planificación, ejecución, control y finalización.

La visión panorámica del diagrama de Gantt

A través de un proceso planificado podemos garantizar la calidad. El mismo proceso de calidad puede ser planificado. Podemos crear planes de riesgo y acciones asociadas, por ejemplo. Del mismo modo, la eficacia, la reducción de costes o la mejora continua, necesitan realizarse mediante procesos que eliminen cuellos de botella, repetición de tareas innecesarias, o aprendizaje organizacional. Y cuando hablamos de planificación y visualización de procesos, siempre acaba apareciendo nuestro amigo el diagrama de Gantt. Existen herramientas que también nos permiten ver todo el proceso (seguramente mucho mejor en determinados casos y según el objetivo), como podrían ser un blueprint, diagrama de PERT, o incluso un Value Stream Mapping.
El diagrama de Gantt es una buena herramienta para tener una «vista de pájaro» de todos los procesos.
Pero el hecho es que el diagrama de Gantt te permite visualizar mucha información: el proceso, los recursos y personas asignadas, los responsables, las dependencias, los cuellos de botella, los caminos críticos, las sobrecargas de trabajo, el calendario, etc.

El equipo por encima del proceso

La gran cantidad de información que proporciona el diagrama de Gantt y su disposición en barras a lo largo del tiempo, proporciona una visión muy buena sobre los procesos. A su vez, hace que sea una herramienta ampliamente usada en la dirección de proyectos. Pero hay que llevar cuidado. Las planificaciones están hechas para cumplirlas pero no debemos obviar lo que pasa a nuestro alrededor.
Tener un plan no debe evitar ser susceptibles a nuestro entorno, buscar alternativas y modificarlo para llegar a los objetivos agregando más valor.
Me he encontrado muchas veces que se invierte más tiempo en forzar el seguir un plan, o a actualizarlo continuamente, que a facilitar que el equipo produzca el producto final a través de unas operaciones fluidas. Tener un plan es importante. Ejecutarlo y realizar un control sobre su evolución también. Pero no podemos olvidar que quien realmente hace que se cumpla ese plan son las personas que lo realizan. Son los profesionales los que acabarán realizando las tareas que producirán el producto o servicio. Es por ello que el plan no debe obcecarnos. Hacer que las personas se ciñan al plan en ciertas circunstancias puede crear costes ocultos, desde problemas de calidad hasta que decidan irse de la organización. Pregunta de auto-reflexión: ¿Se rige tu organización por un diagrama de Gantt que permite añadir valor a las operaciones o por uno que las constriña?]]>

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