Aprender de la experiencia y actuar en consecuencia

Aprender de la experiencia y actuar en consecuencia

“Si vas a cometer errores, que sean nuevos” — Anónimo Hoy te propongo tres herramientas muy útiles para poder hacer este repaso, extraer conclusiones y aplicarlas.

Post mortem

En la gestión de proyectos tradicional se usa la técnica del “post mortem” para poder hacer una evaluación del proyecto dentro del proceso de mejora continua en cada uno de los aspectos: alcance, tiempo, coste, riesgos, calidad, impacto en el equipo, contrataciones, comunicaciones, etc. Consiste en una reunión con los “stakeholders” en la que, partiendo de la situación inicial, se analiza la situación final contrastando la meta, objetivos, factores críticos de éxito, planificaciones, gestiones del cambio, etc. del proyecto. Resultado de este análisis extraemos qué funcionó, qué no funcionó, en qué medida y qué acciones debemos tomar para que no vuelva a suceder. Tanto las acciones que funcionaron como las que no funcionaron se redactan para próximos proyectos. De las que no funcionaron se proponen acciones de prevención y de corrección. Los únicos requisitos para hacer un “post mortem” son dos: el primero, que se da por hecho que tienes establecidos unos objetivos a priori sobre los que comparar. El segundo, que haya sucedido la acción. 🙂 A la hora de comparar los resultados del año anterior para aprender y aplicarlos al año actual necesitarás recopilar esos propósitos que te fijaste y ver cómo han quedado. Si piensas que no los has cumplido seguramente te cueste recuperarlos pero es la única manera de proponerte retos realistas. Complementariamente al ”post mortem”, es una buena práctica hacer un «premortem» antes de iniciar un proyecto. Básicamente consiste en recrear un escenario de la situación después de realizar el proyecto y ver qué aspectos han podido ir mal. Si quieres saber más sobre este concepto puedes echarle un vistazo al artículo “Performing a Project Premortem” del Harvard Business Review.

Retrospectivas

En la gestión de proyectos agiles, se usa la técnica de las reuniones de retrospectiva (llamadas retrospectivas). Se diferencian al “post mortem” básicamente en dos aspectos: se realizan frecuentemente (al final de cada sprint, al cabo de 2 o 3 semanas) y se basan en valor aportado al cliente. Estos dos aspectos diferenciales implican que podemos aplicar lecciones aprendidas y buenas prácticas de forma casi seguida en un proceso de mejora continua y rectificar en un espacio corto de tiempo en caso de ser necesario. Al enfocarse en el valor que aportamos al cliente no comparamos tanto con el escenario inicial y su evolución. El enfoque está en qué acciones hemos hecho y han producido pérdidas de valor en el proyecto y en el producto y que ahora podemos mejorar. El enfoque no está en cómo va la planificación y qué costes hemos incurrido. Si quieres obtener puntos muy prácticos para hacer tus restrospectivas con el equipo, te recomiendo que leas a Exploring Extreme Programming. A la hora de aplicarlo al año nuevo intenta ver qué acciones te han hecho realmente crecer a ti y a tu equipo. Ser los clientes vosotros mismos, hacerlas vuestras y aprender todo lo que podáis.

Lecciones aprendidas y buenas prácticas

Las lecciones aprendidas son el producto resultante de los “post mortem” y “retrospectivas”. Es todo aquel conocimiento que vamos adquiriendo, recopilando y compartiendo con todo el equipo a lo largo de la realización del proyecto. Es especialmente importante que una lección aprendida se convierta en una buena práctica. Al convertirse en una buena práctica te aseguras poder repetirla a lo largo de los siguientes proyectos. Para convertir una lección aprendida a una buena práctica también necesitaremos detectar escenarios de uso para aplicarlas y acciones que pueden causar esos escenarios. El artículo “Leasons Learned” del Centers for Disease Control and Prevention explica de forma explícita los puntos a desarrollar para elaborar unas buenas lecciones aprendidas. Creo que de todas las experiencias podemos aprender. De las positivas para mejorar y de las negativas, para saber por dónde no queremos volver a pasar. Así que ya sabemos lo que toca: hacer análisis «post mortem» del 2015, retrospectivas sobre el valor que hemos aportado, recopilar lecciones aprendidas, aplicar buenas prácticas y… ¡Feliz año nuevo!]]>

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